Jak archiwizować dokumenty – dobre praktyki
Prawidłowa i schludna archiwizacja dokumentów rozpoczyna się od dobrej organizacji. Zanim dokumenty trafią do archiwum, często są zbierane i organizowane w teczki lub segregatory. Można oczywiście od razu dokumenty umieszczać w pudłach archiwizacyjnych, jednak lepszą praktyką jest przenoszenie tam dokumentacji, która wcześniej została przejrzana i poukładana. Wówczas opis zawartości pudła do archiwizacji będzie najlepiej oddawał jego zawartość. Organizacja dokumentów (jako pierwszy krok do udanej archiwizacji), polega na umieszczaniu dokumentów w teczkach, segregatorach i pojemnikach według określonego systemu. Aby dokumenty prawidłowo i czytelnie opisać, warto skorzystać z etykiet do oznaczania, które świetnie nadają się do naklejenia również na teczki, czy na krawędzie segregatorów.
Pudła do archiwizacji dokumentów
Pudła archiwizacyjne mogą okazują się niezastąpione w miejscach, w których przechowujemy duże ilości dokumentów. Dlaczego? Ponieważ są doskonale dostosowane do przechowywania dokumentów i tanie. W pudle archiwizacyjnym zmieszczą się zarówno luźne kartki i teczki, jak i duże segregatory i skoroszyty. Pudła do archiwizacji dokumentów są wykonane z kartonu, często pochodzącego z recyklingu, co czyni je rozwiązaniem ekologicznym i przyjaznym dla środowiska. Kartonowe pudła są lżejsze niż segregatory, więc łatwiej nam je wyjmować i ściągać, np. z półek w biurze. Na pudełkach do archiwizacji znajduje się dużo miejsca do opisu, co pozwala na stworzenie krótkiego streszczenia. Dzięki temu będzie można się szybko zorientować co jest zawartością pudełka archiwizacyjnego bez konieczności zaglądania do wewnątrz.
Teczki i segregatory na dokumenty
Teczki na dokumenty i segregatory należą bez wątpienia do czołówki artykułów biurowych obecnych w każdym biurze i w domu. Wszędzie, gdzie przechowujemy dokumenty tam teczki i segregatory pomagają lepiej je uporządkować. Teczki są lekkie, więc zmieszczą się w każdym plecaku i szufladzie. Pojemność większości teczek jest jednak niewielka. Zwykle umieszczamy w nich dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. W segregatorach najlepiej przechowywać dokumenty w koszulkach lub specjalnych skoroszytach do segregatora, w których zmieści się większa ilość dokumentów niż pojedynczej w koszulce. Segregatory dzięki twardej są stabilne i dobrze wyglądają na półkach, a opis na krawędzi umożliwia szybkie odszyfrowanie ich zawartości.
Przeczytaj także: