Nie lubisz przepłacać? Zapisz się na newsletter a będziesz zawsze na bieżąco z promocjami!



e-Gazela Biznesu - www.dyskontbiurowy24.pl


Firma Godna Zaufania

Paczkomaty InPost
Paczkomaty InPost
 

 

 
Jak uporządkować archiwum z dokumentami?

Uporządkowanie archiwum w biurze to dla wielu osób wielki problem jednak warto się nad nim zastanowić. Przechowywanie dokumentów musi odbywać się zgodnie z wymogami i powinniśmy o tym wiedzieć .Każda firma musi zadbać o to, aby jej dokumenty były przechowywane zgodnie z przepisami, oraz zapewnić odpowiednie warunki chroniące i zabezpieczające je przed zniszczeniem czy zgubieniem. Prawidłowe prowadzenie archiwum jest kluczowym elementem dla sprawnego funkcjonowania firmy. Dokładne obchodzenie się z dokumentacją pozwala uniknąć sytuacji, w której jakiś dokument zostaje utracony bądź uszkodzony. Głównie do segregacji używane są specjalne pułki czy regały w których umieszczamy segregatory a w nich np. skoroszyty, teczki.

Aby w archiwum panował porządek, wszystkie dokumenty – zanim tam trafią – powinny podlegać odpowiedniej klasyfikacji na ważne i mniej ważne, segregacji, kontroli oraz dekretacji. Powinny być umieszczone w kolejności chronologicznej w opisanych segregatorach. Aby zachować potrzebne dowody, jak również zaoszczędzić miejsca dla nowych, warto zwrócić uwagę na to, jak długo należy przechowywać konkretne kategorie dokumentów. Jeśli chodzi o dokumentację księgową, czyli księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe, dokumenty związane z inwentaryzacją oraz wszelkie dowody księgowe – musi być ona przechowywana do czasu jej przedawnienia.

Wspomniane segregatory, skoroszyty czy teczki:

Firmy, których celem jest posiadanie porządku w dokumentach biurowych powinny zdecydować się na odpowiednie wyposażenie biura. Doskonale egzamin zdadzą różnego rodzaju segregatory, a także teczki i skoroszyty różnych formatów w których można umieszczać dokumenty. Obecnie segregatory dostępne są nie tylko w różnych kolorach, ale również rozmiarach i kolekcjach dzięki którym możemy upiększyć nasze biuro dzięki oryginalnemu designowi. Taka sama sytuacja jest w przypadku teczek. Coraz więcej biur dokonuje segregacji dokumentów za pomocą kolorowych teczek ze specjalnymi oznaczeniami, można wtedy bez żadnego problemu znaleźć te najbardziej potrzebne w danym momencie i nie tracić cennego czasu.

Wybrać warto do segregacji popularne formaty rzeczy np. skoroszyt a4 czy skoroszyt a5 te formaty są najczęściej używane i najwięcej dokumentów w tych formatach występuje to samo tyczy się segregatorów w których wspomniane skoroszyty umieścimy. Skoroszyt to dobra forma segregacji, ze względu na często rożny rodzaj dokumentów możemy łatwo rozmieścić dokumenty chociażby na rodzaje skoroszytów jakie posiadamy i dzięki temu patrząc na rodzaj będziemy wiedzieli z czym mamy kontakt.

Skoroszyt papierowy jest dość delikatny, możemy tam umieścić zwykłe dokumenty, mniej ważne np. ( regulaminy, notatki) które za wszelką cenę chcemy jednak zachować.

Skoroszyt tekturowy możemy nam posłużyć jako skoroszyt do ważnych akt jeśli takowe posiadamy w firmie bądź do umów pracowniczych.

Skoroszyt plastikowy może być na ważne dla nas faktury i rachunki.

Występuje również skoroszyt z klipsem często świetne oznaczony kolorystycznie gdzie klips ma dany kolor a takich kolorów możemy mieć więcej.

Tutaj świetnym rozwiązaniem jest porządkować rzeczy które wymagają podziału a są z jednej kategorii. Jeśli wiemy już jakie pomoce będą nam potrzebne i wybraliśmy odpowiednie rzeczy to możemy opracować system czy strategię do uporządkowania naszego biurowego czy domowego archiwum.

Krok 1: Strategia

Opracowanie planu, to podstawa i choć może wydawać się zbędne, to zaplanowanie systemu organizacji przyniesie wiele korzyści w przyszłości: Warto zastanowić się jaki rozmiar mają nasze dokumenty. Przy opracowywaniu strategii najlepiej zrobić przegląd papierów, które posiadamy, jeszcze ich nie porządkując, a jedynie robiąc notatki by wiedzieć co będzie nam potrzebne by dobrze wszystko wykonać. To pozwoli na zarysowanie się pewnym kategoriom dokumentów, które posiadamy. Spisujemy na kartce wszystkie rodzaje dokumentów i działamy dalej :Ustalamy reguły według, których pozostawiamy dokumenty, np. część dokumentów musi być zarchiwizowana do 5 lat wstecz, ale część może być niszczona od razu, np. wyciągi bankowe. Ustalamy nazwy kategorii i sposób układania dokumentów tak jak nam będzie wygodnie. Kupujemy niezbędne gadżety (wspomniane teczki, segregatory, skoroszyty , koszulki na dokumenty). Dopiero po opracowaniu strategii, bo wtedy wiemy, ile i jakich teczek będzie nam potrzebnych czy jakie rodzaje segregatorów i ich kolorystyka, wzór.

Krok 2: Sortowanie

Zapisujemy nazwy kategorii na osobnych kartkach i rozkładamy je, np. na podłodze by mieć pełen obraz Teraz czas na sortowanie i układanie dokumentów w stosy, zgodnie z wybraną kategorią. Jeśli znajdą się dokumenty, które nie pasują do żadnej kategorii, wyrzucamy po wcześniejszym dokładnym zniszczeniu.

Krok 3: Porządkowanie

Dokumenty z danej kategorii wkładamy do skoroszytów. Oczywiście można je podzielić na podkategorie, jeśli tego wymagają. Podkategorie mogą być wydzielone ze względu na okresy czasu, nazwy firm, etc. Wszystko zależy od tego, jakie rodzaje dokumentów przechowujecie i dlatego opracowanie strategii jest tak ważne. Na koniec wkładamy skoroszyty do segregatorów i wkładam do szuflad czy specjalnych pojemników na segregatory.

Podstawą to mieć plan i wiedzieć jak wszystko rozegrać by podczas faktycznego porządkowania i robienia wielkiego rozboju w papierach wiedzieć co robimy. Trzymajmy się własnej strategii a w ten sposób uda nam się stworzyć przejrzysty pokój z papierami w którym wszystko będzie do znalezienia na zaraz.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl