Nie lubisz przepłacać? Zapisz się na newsletter a będziesz zawsze na bieżąco z promocjami!



e-Gazela Biznesu - www.dyskontbiurowy24.pl


Firma Godna Zaufania

Paczkomaty InPost
Paczkomaty InPost
 

 

 
Jak dbać o dane w RODO?
Jak dbać o dane w RODO?

W jaki sposób przechowywać dokumenty w wersji papierowej?

Dotychczasowa ustawa o ochronie danych osobowych nie wskazywała jednoznacznie, w jaki sposób należy przechowywać dokumentację w postaci papierowej zawierającą dane osobowe. W związku z tym należało zadbać o stosowanie adekwatnych zabezpieczeń, właściwych do wartości danych oraz ewentualnych zagrożeń.

Od 25 maja 2018 roku, a więc od momentu wejścia w życie Europejskiego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), zaleca się przechowywanie dokumentów w wersji papierowej przynajmniej w metalowych szafkach zamykanych na klucz, tak, aby dostęp do nich miały wyłącznie upoważnione osoby. W związku z powyższym organizacja jest niejako zobligowana do stosowania zasad tzw. polityki czystego biurka dla dokumentów w papierze. Polega ona na tym, że w przypadku dłuższej nieobecności przy stanowisku pracy lub po jej zakończeniu pracownik jest zobowiązany do umieszczenia wszelkich dokumentów zawierających dane osobowe w bezpiecznym miejscu, przykładowo w metalowej szafce zamykanej na klucz

Retencja danych osobowych

Poza ochroną, warto też zwrócić uwagę na kwestię związaną z retencją danych osobowych. Po zakończeniu wymaganych okresów przechowywania dokumentację należy zniszczyć/ usunąć, a z procesu powinien pozostać odpowiedni protokół. W sytuacji, kiedy dokumenty niszczymy samodzielnie, należy pamiętać, że niszczarki do biura powinny spełniać normę DIN 66399 (klasa nie niższa niż P3).

W sytuacji, kiedy mamy zamiar skorzystać z usług firmy zewnętrznej specjalizującej się w niszczeniu dokumentów, należy pamiętać o podpisaniu umowy powierzchnia danych, z tej uwagi, że niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, to również ich przetwarzanie.

Bezpieczeństwo dokumentów drukowanych

W niszczeniu dokumentów jedną z najważniejszych kwestii jest znalezienie bezpiecznego oraz skutecznego sposobu usuwania danych, przy użyciu profesjonalnych sprzętów, które dodatkowo pozwolą na przyspieszenie i zautomatyzowanie pracy. Na chwilę obecną na rynku można znaleźć wiele różnego rodzaju rozwiązań, w tym nowoczesne i wydajne niszczarki Fellowes. Urządzenia te cechują się intuicyjną i prostą obsługą, posiadają system 100% Jam Proof, czyli elektroniczny czujnik zapewniający brak zacięć podczas niszczenia, a także są energooszczędna aż do 70% (dzięki funkcji Energy Savings System).

Ciekawą propozycją mogą okazać się także osobiste niszczarki Opus, które zaprojektowano tak, aby mogły sprostać wszystkim wymaganiom codziennej pracy biurowej. Oprócz bezpieczeństwa pracy i wydajności zapewniają najwyższą jakość i trwałość, umożliwiając nie tylko niszczenie dokumentacji papierowej, ale także danych zapisanych na płytach CD/DVD i kartach kredytowych.

Podsumowanie

Dokumentację papierową należy sporządzać tylko w sytuacji, kiedy rzeczywiście jest to niezbędne. Szacuje się, że ponad 70% ważnych dokumentów wciąż jest drukowanych. W wielu przypadkach dokumenty te trafiają do przypadkowych koszy na śmieci, co jest działaniem niedopuszczalnym, gdyż w ten sposób dane mogą przedostać się w niepowołane ręce. Narusza to przepisy rozporządzenia RODO, co grozi konsekwencjami pieniężnymi i postępowaniem sądowym. Dlatego warto zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów, wybierając przeznaczone do tego celu profesjonalne rozwiązania.

do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper.pl